Im Frühjahr rufen alle gleichzeitig an.
Monatelang planbare Pflegeeinsätze, dazwischen eine Anfragewelle im Frühjahr, in der alle gleichzeitig anrufen. Beides lässt sich vorbereiten. Meistens wird es das nicht.
Leistungsnachweis
Beispieldaten- Pflegekunde
- mit Umfang und Turnus
- Einsatz
- Leistung, Stunden, Material
- Abrechnung
- Zusammenstellung
- Automatisierung für GaLaBau
- Wo es bei dir hängt
- So läuft es im System
- Was bei dir bleibt
Wo es bei dir hängt
Pflegeverträge: Rasen, Hecke, Beete, Laub. Vereinbart über die Saison, ausgeführt in vielen Einsätzen. Wer wann dran ist, steht auf einer Liste und im Kopf. Fällt ein Tag wegen Regen aus, rutscht die Woche mit.
März, das Wetter dreht. Anfragen für Terrassen, Zäune und Neuanlagen kommen gebündelt. Wer nicht schnell antwortet, verliert sie an den Betrieb, der zuerst zurückruft.
Und am Saisonende die Abrechnung: welcher Einsatz, welche Fläche, wie viele Stunden, welches Material. Wurde das nicht laufend notiert, wird aus Zetteln und Erinnerung rekonstruiert. Und weniger abgerechnet, als gearbeitet wurde.
So läuft es im System
So würde ich es bei dir einrichten. Jeder Pflegekunde steht mit Umfang und Turnus im System. Daraus ergibt sich, wer wann fällig ist, nach Gebiet sortiert für die Tour.
Nach dem Einsatz meldet der Trupp kurz zurück: Kunde, Leistung, Stunden, Material. Das landet als Leistungsnachweis am Vertrag. Die Abrechnung ist dann eine Zusammenstellung und keine Rekonstruktion.
Im Frühjahr wird jede Anfrage erfasst, nach Vorhaben und Ort sortiert, und der Kunde bekommt eine Eingangsbestätigung. Du siehst eine Liste statt eines vollen Postfachs und entscheidest, wo du zuerst hinfährst.
Was bei dir bleibt
Die Entscheidung bei Wetter, die Beratung bei Neuanlagen und der Preis. Das System plant nicht für dich, es legt dir den Plan hin.
Der beste Zeitpunkt für den Aufbau ist Herbst oder Winter. Mitten in der Frühjahrsspitze hat keiner Zeit dafür.
Module, die das bei dir tragen
- Anfragen
- Mail, Foto oder Sprachmemo, an einem Ort und dem richtigen Kunden zugeordnet.
- Mitarbeiter und Planung
- Wer wann wo ist, und wer morgen frei ist.
- Zeiterfassung
- Stunden direkt am Projekt statt auf dem Zettel im Handschuhfach.
- Rechnungen und Mahnungen
- Rechnung nach Abnahme, Zahlung im Blick, Mahnung als Entwurf.
- Kunden
- Jeder Kunde mit Verlauf: Anfragen, Angebote, Rechnungen, Notizen.
Fragen aus dem Garten- und Landschaftsbau
Übernimmt das System die Tourenplanung?
Es sortiert fällige Einsätze nach Gebiet und schlägt eine Reihenfolge vor. Zufahrten, Gewohnheiten der Kunden, Geräte: das weißt du besser. Du änderst den Vorschlag, aber du fängst nicht bei null an.
Wie werden Ausfälle durch Wetter berücksichtigt?
Du markierst den Tag, nicht die Wetter-App. Ob gearbeitet werden kann, entscheidet sich vor Ort. Danach zeigt das System die betroffenen Einsätze und legt Ersatztermine und Kundennachrichten als Entwurf ab.
Funktioniert die Rückmeldung vom Einsatz auch ohne Netz?
Sie geht raus, sobald wieder Empfang da ist. Wichtig ist nur, dass sie am selben Tag entsteht. Deshalb ist sie kurz: Kunde, Leistung, Stunden, Material.
Schreib mir kurz.
Eine kurze Antwort reicht. Wo bleibt bei dir am meisten liegen? Ich melde mich selbst.