Wartungen, die sich von selbst melden.
Im SHK-Betrieb liegt das planbare Geld in den Wartungen und das unplanbare im Notdienst. Beides frisst Bürozeit. Das eine durch stures Nachhalten, das andere durch Unterbrechungen mitten in der Arbeit.
Wartung fällig
Beispieldaten- Anlage
- mit Vertrag
- Anschreiben
- Entwurf mit Terminvorschlägen
- Sortierung
- nach Gebiet
- Automatisierung für SHK-Betriebe
- Wo es bei dir hängt
- So läuft es im System
- Was bei dir bleibt
Wo es bei dir hängt
Juli, das Projektgeschäft läuft. Eigentlich müsste jetzt jemand die Wartungskunden anschreiben, Termine vorschlagen, Zusagen nachhalten, Touren planen. Für jeden Kunden einzeln. Wer es schleifen lässt, merkt es nicht sofort. Er merkt es über zwei, drei Jahre, wenn der Bestand dünner wird.
Dann der Notdienst. Mails und Anrufe kommen unsortiert rein. Die tropfende Armatur wartet bis Dienstag, die ausgefallene Heizung im Januar nicht. Diese Unterscheidung trifft heute, wer zufällig rangeht.
Und die Angebote mit Varianten: Heizungstausch in zwei oder drei Ausführungen. Jede Variante wird heute einzeln zusammengestellt, meistens nach Feierabend.
So läuft es im System
So würde ich es bei dir einrichten. Jeder Wartungskunde steht mit Anlage, letztem Termin und Vertrag im System. Wird eine Wartung fällig, liegt das Anschreiben mit Terminvorschlägen als Entwurf da, nach Gebiet sortiert, damit die Tour passt. Du gibst frei, dann geht es raus.
Antworten landen beim Kunden. Zusagen gehen in die Planung. Absagen und Rückfragen legt dir das System vor, denn das ist Vertrieb und kein Automatismus.
Beim Notdienst sortiert das System vor: Anfrage erfasst, Kunde und Anlage dazu, Dringlichkeit markiert. Und der Angebots-Agent legt die Varianten als Entwurf ab, mit euren Geräten und euren Preisen.
Was bei dir bleibt
Die Einsatzentscheidung im Notdienst, die Auslegung einer Anlage und jede Zusage an den Kunden. Das System bereitet vor, du entscheidest.
Was als dringend gilt, legst du fest. Ein Betrieb mit eigenem Bereitschaftsdienst zieht die Grenze anders als einer ohne.
Module, die das bei dir tragen
- Anfragen
- Mail, Foto oder Sprachmemo, an einem Ort und dem richtigen Kunden zugeordnet.
- Angebote
- Der Entwurf liegt bereit, mit euren Positionen und Preisen. Du gibst frei.
- Kunden
- Jeder Kunde mit Verlauf: Anfragen, Angebote, Rechnungen, Notizen.
- Mitarbeiter und Planung
- Wer wann wo ist, und wer morgen frei ist.
- Rechnungen und Mahnungen
- Rechnung nach Abnahme, Zahlung im Blick, Mahnung als Entwurf.
Fragen aus dem SHK-Handwerk
Werden Wartungsanschreiben automatisch verschickt?
Nein. Das System stellt die fälligen Kunden zusammen und legt das Anschreiben mit Terminvorschlägen als Entwurf ab. Raus geht es nach deiner Freigabe. Ein Klick, aber ein bewusster.
Entscheidet das System, was ein echter Notfall ist?
Es sortiert vor, es entscheidet nicht. Anfragen werden erfasst, mit Kunde und Anlage versehen und nach Dringlichkeit markiert. Ob jemand rausfährt, entscheidest du.
Was ist mit Förderanträgen bei der Heizungserneuerung?
Den Antrag stellst du oder dein Energieberater, das bleibt so. Im System liegen die Unterlagen je Vorgang zusammen, und du siehst, was noch fehlt. Ob etwas gefördert wird, entscheidet allein der Fördergeber.
Schreib mir kurz.
Eine kurze Antwort reicht. Wo bleibt bei dir am meisten liegen? Ich melde mich selbst.