Weniger Telefon, wenn der Kunde vorher Bescheid weiß.
In der Werkstatt kostet nicht die Arbeit am Fahrzeug die meiste Bürozeit, sondern alles drumherum: Termine annehmen, Freigaben einholen, Kunden informieren. Drei Abläufe, die sich jeden Tag wiederholen.
Kostenvoranschlag, Entwurf
Beispieldaten- Fahrzeug
- Kennzeichen und Historie
- Befund
- Position und Foto
- Frage
- an den Kunden, Antwort am Auftrag
- Automatisierung für KFZ-Werkstätten
- Wo es bei dir hängt
- So läuft es im System
- Was bei dir bleibt
Wo es bei dir hängt
Dienstag, 10:15 Uhr. Wagen auf der Bühne, Bremsbeläge runter. Der Kostenvoranschlag muss freigegeben werden, der Kunde geht nicht ran. Die Bühne steht, oder der Mechaniker fängt etwas anderes an und muss später zurück.
Zwischendurch klingelt das Telefon: Terminanfrage. Wer rangeht, lässt etwas anderes liegen. In einem kleinen Betrieb ist genau das der teuerste Teil.
Nachmittags ist der Wagen fertig, der Kunde weiß es nicht. Er ruft an und fragt. Oder er kommt erst morgen, und der Wagen belegt einen Platz.
So läuft es im System
So würde ich es bei dir einrichten. Terminanfragen per Mail landen beim Kunden, mit Kennzeichen und Fahrzeughistorie. Den Termin legst du in der Planung fest, die Bestätigung liegt als Entwurf da.
Zeigt sich Zusatzbedarf, nimmt der Mechaniker Position und Foto vom Befund auf. Daraus entsteht der Kostenvoranschlag als Entwurf. Du gibst frei, der Kunde bekommt ihn mit einer klaren Frage. Seine Antwort steht am Auftrag.
Ist der Wagen fertig, liegt die Fertigmeldung mit Rechnungsbetrag bereit. Der Anruf am Nachmittag fällt weg, der Platz wird schneller frei.
Was bei dir bleibt
Jede technische Beurteilung, jede Aussage zur Sicherheit eines Fahrzeugs und jede strittige Position. Ein Kunde, der eine Rechnung anzweifelt, gehört ans Telefon zu einem Menschen, und zwar schnell.
Module, die das bei dir tragen
- Anfragen
- Mail, Foto oder Sprachmemo, an einem Ort und dem richtigen Kunden zugeordnet.
- Angebote
- Der Entwurf liegt bereit, mit euren Positionen und Preisen. Du gibst frei.
- Kunden
- Jeder Kunde mit Verlauf: Anfragen, Angebote, Rechnungen, Notizen.
- Mitarbeiter und Planung
- Wer wann wo ist, und wer morgen frei ist.
- Rechnungen und Mahnungen
- Rechnung nach Abnahme, Zahlung im Blick, Mahnung als Entwurf.
Fragen aus der KFZ-Werkstatt
Nimmt das System Anrufe entgegen?
Nein. Anfragen per Mail landen im System, damit ein Teil der Anrufe gar nicht erst entsteht. Wer anruft, spricht weiter mit einem Menschen.
Was ist mit Kunden, die auf nichts antworten?
Bleibt eine Freigabe aus, steht der Auftrag auf der Liste für heute. Der Anruf wird nicht ersetzt, aber auf die Fälle beschränkt, in denen er wirklich nötig ist.
Wir haben schon ein Werkstattprogramm. Wird das überflüssig?
Kommt drauf an, was es abdeckt. Was bei dir gut läuft, bleibt, und Daten übernehme ich, soweit es geht. Was abgelöst wird, entscheidest du, wenn du das System im Alltag gesehen hast.
Schreib mir kurz.
Eine kurze Antwort reicht. Wo bleibt bei dir am meisten liegen? Ich melde mich selbst.