Warum Pauschalpreise nichts aussagen
Der Preis einer Automatisierung hängt an drei Dingen: wie viele Systeme beteiligt sind, wie sauber diese Systeme Daten herausgeben, und wie viele Sonderfälle der Prozess kennt. Ein Workflow, der eine Mail liest und einen Datensatz in ein System schreibt, das eine dokumentierte Schnittstelle hat, ist eine Sache von Tagen. Derselbe Workflow gegen ein ERP, das nur einen nächtlichen CSV-Export kennt, ist eine andere Aufgabe, nicht weil der Ablauf komplizierter wäre, sondern weil der Weg zu den Daten es ist.
Deshalb steht bei mir die Kalkulation vor dem Angebot und nicht danach. Im Prozess-Audit von rund 60 Minuten benennt der Geschäftsführer die drei größten manuellen Zeitfresser. Für jeden davon wird durchgerechnet, wie oft er vorkommt und wie lange ein Durchlauf dauert. Daraus ergibt sich, was der Prozess heute im Jahr kostet. Erst gegen diese Zahl lässt sich ein Preis überhaupt beurteilen. Wer einen Pauschalpreis nennt, bevor er die Wiederholfrequenz kennt, rät.
In der Praxis ist der Preis immer projektspezifisch. Kleine, klar abgegrenzte Automatisierungen im Handwerk liegen oft bei 500 bis 1.000 Euro, größere Projekte mit mehreren beteiligten Systemen können bis rund 12.000 Euro gehen. Das ist keine Preisliste, sondern eine Spanne aus der Zusammenarbeit mit Betrieben zwischen 10 und 500 Mitarbeitern. Prozesse, die deutlich darüber liegen, sind meist mehrere Prozesse in einem Trenchcoat und werden besser aufgeteilt.
Die drei Kostenblöcke: Setup, Betrieb, Tool-Lizenzen
Block eins ist das Setup. Darin steckt die Diagnose, die Architektur, der eigentliche Bau, die Anbindung der beteiligten Systeme, das Error-Handling, das Monitoring und der Rollout in den Produktivbetrieb. Dazu kommen Übergabedokumentation und eine Kurzschulung. Das Setup ist eine fixe Fee für den 4-Wochen-Sprint, keine Aufwandsschätzung mit offenem Ende. Der Liefergegenstand wird vorher definiert, damit klar ist, wofür die Zahl steht.
Block zwei ist der Betrieb. Ein self-hosted Workflow braucht einen Server, der läuft. Das ist entweder eine Maschine, die im Betrieb ohnehin steht, oder eine kleine Instanz in einem EU-Rechenzentrum. Die Größenordnung liegt bei den meisten Projekten im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat und bleibt konstant, unabhängig davon, ob der Workflow zehn oder zehntausend Vorgänge verarbeitet. Wo eine KI-Schicht Teil der Lösung ist, kommen API-Kosten dazu, die tatsächlich mit dem Volumen wachsen.
Block drei sind Tool-Lizenzen, und genau hier trennen sich die Modelle. Bei Cloud-Automatisierern wird pro ausgeführtem Task oder in Staffeln lizenziert. Die Rechnung wächst also genau dann, wenn die Automatisierung funktioniert. Ich rechne diesen Block bewusst vorab durch, weil er im ersten Jahr klein aussieht und im dritten die eigentliche Position ist.
Warum self-hosted die Lizenzkosten killt
Alles was ich baue läuft auf n8n, self-hosted. Der Unterschied zeigt sich nicht am Tag der Übergabe, sondern nach zwölf Monaten. Ein Cloud-Anbieter, der pro Vorgang abrechnet, kostet bei 40 Belegen am Tag etwas anderes als bei 400. Der Workflow ist derselbe geblieben, die Rechnung nicht. Bei self-hosted gibt es diese Kopplung nicht: es läuft auf einem Server, und der Server kostet, was er kostet.
Der zweite Effekt betrifft die Verhandlungsposition. Wer seine Prozesslogik in einer proprietären Plattform gebaut hat, kann sie nicht mitnehmen. Preiserhöhungen sind dann keine Verhandlung, sondern eine Mitteilung. n8n ist open source, die Workflows liegen als Dateien auf eigener Infrastruktur, und das Team kann sie ohne mich weiterentwickeln. Das ist keine ideologische Position, sondern eine Absicherung gegen den Fall, dass sich Anbieter oder Dienstleister ändern.
Wichtig ist die ehrliche Gegenrechnung: self-hosted heißt eigene Infrastruktur, und die will betrieben werden. Einrichtung und Betrieb übernehme ich mit, aber es ist ein realer Posten und kein Nullwert. Bei sehr kleinen Volumina kann ein Cloud-Abo tatsächlich günstiger sein. Ab dem Punkt, an dem ein Prozess regelmäßig läuft, dreht sich das.
Wann sich ein Projekt nicht rechnet
Ob sich das Setup rechnet, entscheidet die Häufigkeit. Es amortisiert sich, wenn der Prozess oft genug läuft: der Hebel liegt bei Abläufen, die zwanzig- bis zweihundertmal pro Woche vorkommen. Ein Vorgang, der zweimal im Monat passiert, wird durch Automatisierung nicht wirtschaftlich, egal wie nervig er ist.
Der zweite Ausschlussgrund ist ein Prozess ohne Muster. Wenn jeder Fall anders läuft und die Entscheidung jedes Mal Erfahrung braucht, gibt es nichts zu automatisieren. Die Faustregel: erst wenn 70 bis 90 Prozent der Fälle einem festen Ablauf folgen, lohnt sich der Bau. Der Rest bleibt bewusst beim Menschen, und das ist kein Mangel, sondern Teil der Konstruktion.
Wenn die Rechnung nicht aufgeht, sage ich das im Audit und rate ab. Das ist kein Understatement, sondern Eigeninteresse. Referenzen entstehen ausschließlich über Ergebnisse, die sich nachrechnen lassen. Ein Projekt, das nach achtzehn Monaten immer noch nicht eingespielt ist, kostet mich mehr, als es einbringt. Und ein Geschäftsführer, dem ich sauber vorrechne, warum es sich diesmal nicht lohnt, kommt beim nächsten Prozess wieder.