Warum das fehlende ERP kein Hindernis ist
Ein ERP liefert einer Automatisierung strukturierte Daten: Aufträge mit Nummern, Artikel mit Stammdaten, Status in Feldern. Das ist bequem, aber es ist nicht die Voraussetzung. Die Voraussetzung ist, dass die Information überhaupt existiert, und sie existiert, sie steht nur im Fließtext einer Mail statt in einem Feld.
Genau an dieser Stelle hat sich in den letzten Jahren etwas verschoben. Eine Adresse, ein Wunschtermin und eine Leistungsbeschreibung aus einem frei formulierten Absatz zu ziehen, war früher ein Projekt. Heute ist es ein Verarbeitungsschritt. Damit fällt der Grund weg, aus dem ein Betrieb ohne ERP bisher außen vor war.
Der zweite Punkt ist der Aufwand. Eine ERP-Anbindung bedeutet Abstimmung: welche Schnittstelle, welche Rechte, welcher Ansprechpartner beim Hersteller, welches Testsystem. Bei einem Postfach und einer Tabelle entfällt das komplett. Ein Handwerksprojekt ist deshalb in der Regel schneller fertig als ein vergleichbares im Mittelstand mit ERP, nicht langsamer.
Postfach und Excel als vollwertige Datenquelle
Ein E-Mail-Postfach ist technisch eine Datenquelle wie jede andere: es lässt sich abfragen, es liefert Inhalte mit Zeitstempel und Absender, und es kann Anhänge enthalten. Ein Workflow kann es dauerhaft beobachten und auf jede eingehende Nachricht reagieren. Nichts daran ist behelfsmäßig.
Dasselbe gilt für eine Excel-Liste. Sie liegt in einem Cloud-Ordner, hat Spalten und Zeilen, und ein Workflow kann sie lesen und schreiben. Für einen Betrieb ist das ein Vorteil gegenüber einer Datenbank: die Liste ist sichtbar, jeder im Team kann sie öffnen, und wenn die Automatisierung eines Tages abgeschaltet wird, bleibt sie einfach eine Liste. Es entsteht keine Abhängigkeit von einem System, das niemand versteht.
Wichtig ist nur, dass die Struktur stabil bleibt. Wer Spalten umbenennt oder Zeilen zwischendrin einfügt, bringt jede Automatisierung ins Straucheln. Das ist bei einer Tabelle nicht anders als bei einem ERP. Deshalb gehört zur Übergabe der Hinweis, welche Spalten der Workflow braucht und welche frei bespielbar sind.
Terminanfragen automatisch vorsortieren
Der erste Ablauf, den ich in einem Handwerksbetrieb baue, ist fast immer die Triage des Sammelpostfachs. Der Grund ist einfach: dort läuft alles zusammen, und dort ist die Struktur am geringsten. Anfragen, Lieferantenmails, Rechnungen und Terminverschiebungen liegen im selben Eingang, und was dringend ist, fällt auf, wenn jemand nachfragt.
Der Workflow liest jede eingehende Mail und ordnet sie einer von wenigen Kategorien zu: Terminanfrage, Rechnungsthema, Lieferant, Sonstiges. Bei einer Terminanfrage werden Name, Adresse, Telefonnummer, Art der Arbeit und gewünschter Zeitraum herausgezogen, auch wenn nichts davon in einem Formularfeld stand. Anschließend wird geprüft, ob der Absender bereits in der Kundenliste steht.
Das Ergebnis sind drei Dinge: eine neue Zeile in der Liste mit Status und Link auf die Originalmail, ein Ordner mit den Anhängen, und eine kurze Eingangsbestätigung an den Kunden. Bei erkannter Dringlichkeit geht zusätzlich sofort eine Meldung raus, sonst wird einmal täglich gesammelt zugestellt.
Was der Workflow nicht eindeutig zuordnen kann, wird markiert und bleibt liegen. Ein realistischer Wert sind 70 bis 90 Prozent der Anfragen, die einem festen Muster folgen und durchlaufen. Der Rest landet als Aufgabe bei der Person, die es vorher ohnehin komplett von Hand gemacht hat.
Kein IT-Team nötig
Die technische Basis läuft über Self-Hosting: eine Instanz auf einem Server, wahlweise im Haus oder in einem EU-Rechenzentrum. Einrichtung, Updates, Monitoring und Fehlerbenachrichtigungen übernehme ich mit. Für den Betrieb sichtbar ist am Ende ein Postfach, das vorsortiert ist, und eine Liste, die sich von selbst füllt.
Das ist bewusst so zugeschnitten. Jede Lösung, die im Handwerksbetrieb ein weiteres Programm einführt, das jemand bedienen und pflegen muss, scheitert im Alltag, nicht an der Technik, sondern daran, dass es niemanden gibt, der dafür Zeit hat. Deshalb hängt sich der Workflow an das an, was ohnehin schon benutzt wird.
Zur Übergabe gehören eine Kurzschulung und eine Dokumentation, damit einfache Anpassungen auch ohne mich möglich sind: eine neue Kategorie, ein anderer Empfänger, eine zusätzliche Spalte. Wer mehr will, bucht einen optionalen Retainer, verpflichtend ist er nicht.
Was das kostet und wann es sich nicht lohnt
Der Preis ist projektspezifisch und reicht von rund 500 bis 12.000 Euro. Wie schnell sich das rechnet, hängt an der Häufigkeit des Prozesses. Ein Handwerksprojekt liegt eher am unteren Rand (oft 500 bis 1.000 Euro), weil weniger Systeme beteiligt sind. Dazu kommen Serverkosten im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat und Modellkosten dort, wo tatsächlich ein Sprachmodell liest. Lizenzen pro Vorgang gibt es nicht.
Entscheidend ist die Frequenz. Der Hebel liegt bei Abläufen, die zwanzig- bis zweihundertmal pro Woche vorkommen. Ein Betrieb mit acht Leuten und dreißig Terminanfragen die Woche liegt genau in dieser Spanne. Ein Betrieb mit zwei Anfragen die Woche nicht, und dann sage ich das im Prozess-Audit und rate ab.
Der erste Schritt ist immer dasselbe Gespräch: rund 60 Minuten, in denen die drei größten Zeitfresser benannt und durchgerechnet werden. Was dabei herauskommt, ist entweder ein Sprint-Plan oder eine klare Absage. Beides ist ein brauchbares Ergebnis.